Как правильно нумеровать документы

Основные правила нумерации

Способы нумерации документов

1. Простая порядковая нумерация

• Присваивается последовательно: 001, 002, 003...
• Подходит для небольших объемов документов
• Используется для внутренней переписки

2. Составная нумерация

• Включает префиксы и индексы: ПРИК-2023-01
• Позволяет группировать документы по типам
• Облегчает поиск и систематизацию

Нумерация страниц в документе

Рекомендации по нумерации

1. Разработайте единую систему нумерации для организации
2. Закрепите правила в локальном нормативном акте
3. Используйте журнал регистрации для учета номеров
4. Применяйте программное обеспечение для автоматизации
5. Обеспечьте хранение документов согласно нумерации

Важная информация

При нумерации документов длительного хранения (более 10 лет) рекомендуется использовать систему, позволяющую легко идентифицировать год создания документа.

Особенности нумерации разных документов

Входящие документы

• Регистрационный номер содержит дату поступления
• Пример: ВХ-15-11-2023-001
• Фиксируется в журнале входящей корреспонденции

Исходящие документы

• Номер включает код подразделения
• Пример: ИСХ-ОТД-2023-045
• Регистрируется в журнале исходящих документов

Ошибки при нумерации документов

• Пропуск номеров
• Дублирование номеров
• Несоответствие номеров в разных экземплярах
• Отсутствие связи между номером и регистрационной записью

Рекомендации по исправлению

При обнаружении ошибки в нумерации сделайте отметку "Исправленному верить" с подписью ответственного лица и датой исправления.

Запомните, а то забудете